Cómo funciona tu negocio por dentro

Cuestionario previo a la auditoría · 36 preguntas · unos 10 minutos

Este cuestionario sirve para entender cómo funciona tu negocio en el día a día: por dónde entran los clientes, quién hace cada cosa y con qué herramientas. Con tus respuestas preparo un informe con dónde se está yendo el tiempo y qué se puede automatizar, en orden de lo que más compensa.

Se contesta en unos 10 minutos. Contesta con tus palabras, como si me lo estuvieras contando por teléfono. No hace falta que sepas nada de tecnología.

Tres cosas antes de empezar

No contestes lo que no sepas. Escribe "no lo sé" y ya está. Es mejor un hueco sincero que un dato inventado: el informe marca lo que falta.
Los números aproximados valen. "Unas 30 llamadas a la semana" es suficiente. No busques nada en ningún sitio.
No me mandes datos de tus clientes. Ni listados, ni fichas, ni facturas, ni contraseñas, ni accesos a tus programas. Aquí solo hablamos de herramientas y procesos. Si me llega algo de eso, te lo devuelvo sin abrirlo.

Tu correo electrónico Así puedo identificarte y enviarte el informe cuando esté listo.

Bloque 1 · El negocio

P1. Nombre del negocio

P2. A qué se dedican, en una frase

P3. Ciudad

P4. ¿Cuántas personas trabajan en el negocio y qué hace cada una? Por ejemplo: "3: yo atiendo y hago presupuestos, mi socio produce, y una persona a medio tiempo en recepción".

P5. Horario de atención al público

P6. ¿A cuántos clientes atienden a la semana, más o menos?

Bloque 2 · Cómo les llegan los clientes

P7. ¿Por dónde los contactan? Ordénalo de más a menos Teléfono, WhatsApp, Instagram, formulario de la web, correo, gente que entra por la puerta, otros.

P8. ¿Quién responde a esas llamadas y mensajes, y desde qué dispositivo? Por ejemplo: "la recepcionista, desde su celular personal" o "un celular de la empresa que está en el mostrador".

P9. ¿Cuánto se tarda normalmente en contestar un mensaje?

P10. ¿Qué pasa con las llamadas y mensajes que llegan fuera de horario o cuando están ocupados atendiendo? ¿Saben cuántos se quedan sin contestar?

P11. ¿Cuántas consultas de clientes nuevos entran a la semana, más o menos?

Bloque 3 · Agenda y citas

Si en tu negocio no se trabaja con cita previa, salta este bloque entero y escribe "no trabajamos con cita".

P12. ¿Dónde apuntan las citas? Agenda de papel, Excel, Google Calendar, un programa concreto: dime cuál.

P13. ¿Quién las apunta, y desde dónde se puede consultar la agenda?

P14. ¿Puede el cliente reservar él solo por internet, sin llamar?

P15. ¿Cómo le recuerdan la cita al cliente? ¿Quién lo hace, y cuánto tiempo se le va a la semana en eso?

P16. ¿Cuántas citas se pierden porque el cliente no aparece o cancela a última hora? ¿Cuánto factura de media una cita?

Bloque 4 · Presupuestos, cobro y facturación

P17. ¿Cómo preparan un presupuesto y cómo se lo hacen llegar al cliente?

P18. ¿Cuántos presupuestos mandan al mes, y cuántos acaban en trabajo?

P19. ¿Cómo cobran? Efectivo, tarjeta, transferencia, pago por internet, financiación…

P20. ¿Quién hace las facturas y con qué programa? ¿Cuánto tiempo al mes les lleva?

P21. ¿Tienen impagos, o pagos pendientes que se les olvida reclamar?

Bloque 5 · Después de la venta

P22. Cuando un cliente termina, ¿qué pasa? ¿Vuelven a hablar con él?

P23. ¿Piden reseñas? Si sí, ¿cómo? ¿Cuántas tienen ahora mismo y con qué nota?

P24. ¿Tus clientes deberían volver cada cierto tiempo (revisión, mantenimiento, retoque, renovación)? ¿Cómo les avisan de que les toca?

P25. ¿Mandan alguna comunicación cada cierto tiempo (novedades, ofertas, recordatorios)? ¿Con qué herramienta?

Bloque 6 · Herramientas y datos

P26. Lista de programas y aplicaciones que pagan De cada uno: nombre, para qué lo usan y cuánto cuesta al mes, si lo sabes.

P27. ¿Dónde está la información de tus clientes? Un programa, un Excel, la agenda de papel, el celular de alguien, varias cosas a la vez.

P28. ¿Hay copia de seguridad de eso? ¿Quién la hace y cada cuánto?

P29. ¿Quién tiene acceso a esa información? Y una pregunta incómoda: si mañana esa persona no viene, ¿el negocio puede seguir funcionando?

P30. ¿Qué números miran cada mes para saber si el negocio va bien?

Bloque 7 · Tiempo, IA y objetivos

P31. Las 3 tareas repetitivas que más tiempo les quita De cada una, dime cuánto tiempo a la semana, aunque sea a ojo.

P32. ¿Cuánto cuesta más o menos una hora de trabajo de la persona que hace esas tareas? Con lo que le cuesta a la empresa, aproximado. Si prefieres no decirlo, no pasa nada.

P33. ¿Han probado alguna herramienta de inteligencia artificial o de automatización? ¿Qué pasó?

P34. ¿Qué les preocuparía de usar inteligencia artificial con sus clientes?

P35. Si pudieras arreglar una sola cosa del día a día, ¿cuál sería?

P36. ¿Qué presupuesto tienes en mente para montarlo? ¿Y para el mantenimiento mensual?

Gracias. Con esto tengo suficiente para preparar el informe.

Si algo se ha quedado a medias, envíalo igualmente: se trabaja con lo que haya y lo que falte quedará señalado como pendiente en el informe.

Para enviarlo: pulsa "Enviar respuestas" y me llega directo por correo. Si algo falla, usa "Copiar mis respuestas" para pegarlas en un correo o WhatsApp, o "Imprimir o guardar en PDF" y manda el archivo.